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Updated on 2022 October 03

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Permanent position, unionized or unionizable nonunionized

Administrative technician - Ullivik

Ullivik, Montréal
2022 October 15

Sous l'autorité du chef des services administratifs chez Ullivik, la personne effectuera des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou à l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités reliées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes de nature administrative tels que la collecte et l'analyse de données.
Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de sa communauté et veille à ses relations internes et externes. Elle est responsable des activités du personnel du bureau exécutif.
Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS 

  • Collaborate with the procurement department and the accounting department located in the North to ensure the smooth processing of Ullivik's transactions and to ensure a better synchronization of efforts;
  • Implement internal verification mechanisms on the conformity of invoices from service providers (purchase orders, cab vouchers - hotel stay, cafeteria, fleet, client-employee meals, fixed and mobile telephony, etc.);
  • Follow up on processing and billing details as required;
  • Maintain a logbook to track the allocation of items with monetary value (meal coupons, cabs, prepaid purchase cards, etc.);
  • Verify requisitions for goods and services, including compliance with procurement policies and good expense control practices;
  • Track and document credit card transactions;
  • Maintain a petty cash register according to established procedures;
  • Keep track of vending machine operating funds;
  • Coordinate the processing of internal requisitions by placing them on the GRM system;
  • Maintain an inventory of equipment and their allocation, if applicable, (Cell phone, Laptop, printers, stationery, Uniforms, PPE, printers, phones, Walkie-Talkie, maintenance products, etc.);
  • Verify short, medium and long term needs according to usage forecasts, and plan the right moment of replenishment to avoid shortages;
  • Contact person in direct contact with various Ullivik building management stakeholders;
  • Ensures compliance with applicable policies, procedures and regulations;
  • Demonstrate value added in operations support activities;
  • Develops and documents the main administrative processes related to his/her work;
  • Engage in various continuous improvement projects;
  • Perform any other related duties.

Qualifications
  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, gestion et techniques de gestion, bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d'études collégiales (DEC) combiné un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une Attestation d'études collégiales (AEC) de huit cents heures ou plus combinée à une expérience pertinente au domaine en question.
Experience required
  • Doit posséder 2 ans d'expérience pertinente en administration et/ou expérience en tant que technicienne en processus administratif, comptes payables, finances, comptabilité, gestion du matériel, ressources, de préférence dans le réseau de la santé et des services sociaux
Essential skills and aptitudes
  • Bilinguisme (français-anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit;
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office, notamment Excel (niveau professionnel requis);
  • Compétences en communication interpersonnelle et organisationnelle; · Forte capacité à travailler seul ou en équipe;
  • Capacité à coordonner plusieurs dossiers en même temps;
  • Démontrer un sens de l'organisation, de l'initiative, une capacité à organiser le travail et à gérer son temps;
  • Excellent service client;
  • Capacité à travailler avec des échéanciers serrés et avec une approche axée sur les résultats ;
  • Capacité à faire preuve de débrouillardise, de rigueur et d'autonomie;
Conditions and benefits
  • Permanent à temps plein (35 heures par semaine);
  • Salaire entre 24,21$ et 32,32$;
  • 4 semaines de vacances après un an de service;
  • Assurance collective;
  • Un excellent régime de retraite à prestations déterminées;
Additional details

Pour plus d'informations ou pour postuler, veuillez contacter Mme Marie-Pierre Bergeron à l'adresse courriel suivante; marie-pierre.bergeron.mnq@ssss.gouv.qc.ca

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