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Permanent position, unionized or unionizable nonunionized

ADMINISTRATION TECHNICIAN (LEGAL SUPPORT) (teleworking)

Inuulitsivik Health Centre, Nunavik \ anywhere in Quebec
2022 October 15

Personne qui effectue, en rotation avec deux autres techniciens, des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif, pour les services professionnels et hospitaliers. Il s'agit de médecine générale, spécialisée et dentaire, services préventifs dentaires, service sage-femme, pharmacies, services diagnostiques (laboratoire et radiologies), archives médicales, audiologie, réadaptation physique, nutrition, inhalothérapie et orthophonie, support au programme Agir Tôt en réadaptation physique, programmes d'enseignement médical, dentaire et sage-femme. 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS 

Sous la responsabilité de la coordonnatrice des services professionnels et de la coordonnatrice des services hospitaliers, la personne qui occupera ce poste au sein de l'équipe des services hospitaliers et professionnels devra :

  1. Assurer la logistique des déplacements côtiers pour les employés, les professionnels, les consultants et les stagiaires
  2. Réaliser la logistique entourant l'accueil, l'orientation et le suivi des nouveaux arrivants
  3. Participer au suivi des dossiers des employés auprès des Ressources Humaines : avis d'affectation pour les nouveaux employés, demandes de congés, changements de statut, etc.
  4. Gérer la facturation, les remboursements et les recouvrements, y compris la comptabilité des fonds de formation médicale, la refacturation à la Régie régionale et à l'Administration régionale Kativik (ARK);
  5. Aider à la production et au suivi des budgets sous DSPH, ainsi que des demandes de financement ;
  6. Support the coordination of services by verifying attendance and absences as needed;
  7. Make notifications of services to the RAMQ and the mechanism of in locum doctors and dentists, keep up to date on the terms of payment of the RAMQ;
  8. Directly support the production of work schedules, clinical and on-call coverage for professionals, employees and trainees;
  9. Verify and facilitate the authorization of billing by physicians and dentists to RAMQ;
  10. Support employee training on the use of administrative tools as needed: payroll, telehealth, MRM, etc.
  11. Organize meetings upon request and ensure that they run smoothly;
  12. Prepare documents and tools such as minutes, minutes of meetings, translations, orientation guides, schedules etc. ;
  13. Produce and update administrative procedures, processes and task lists as required;
  14. Support the writing, updating, distribution and document management of work and clinical procedures and guides
  15. Maintain filing, records and archives;
  16. Produce and maintain employee and contact lists for each department;
  17. Drafting correspondence, going through mail;
  18. Carry out and process purchase requests, file them;
  19. Verify invoices, claims, forward them to the appropriate department and follow up on payments
  20. Assist in the organization of trainings, conferences, on-site and remote meetings by handling planning, logistics, registration and preparation;
  21. Make requests for administrative services as needed: payroll, technical services, computer services, auxiliary services, supply;
  22. Ensure that DSPH units are properly staffed and assigned: dentists, physicians and midwives;
  23. Assister les équipes cliniques, les chefs, les chefs adjoints et coordonnateurs techniques et les gestionnaires dans leurs tâches administratives et professionnelles ;
  24. Être responsable des processus administratifs et juridiques liés à la mise en œuvre du protocole de garde en établissement ;
  25. Effectuer les tâches administratives et de coordination reliées au Conseil des médecins, dentistes, pharmaciens et sages-femmes (CMDPSF) et ses différents sous-comités;
  26. Gère les dossiers professionnels selon les normes du CMDPSF;
  27. Fournit la documentation nécessaire, échange et collabore avec les différentes instances (RRSSSN, MSSS) dans l'exercice de ses fonctions;
  28. Peut être appelé à prendre certaines décisions administratives et à proposer des outils pour soutenir les services au niveau administratif.
AUTRES RESPONSABILITÉS
  • Appuie l'équipe de gestion DSHP et les chefs de département des différents services dans la prestation de soins et de services de diagnostic à tous les niveaux, selon les besoins.
  • Soutient les coordonnateurs des services hospitaliers et professionnels
  • Représente la Direction des services professionnels et hospitaliers, leurs besoins et leurs objectifs lorsque nécessaire.

Qualifications
  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport;
  • Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.
Experience required
  • Expérience de minimum deux 2 ans 
Essential skills and aptitudes
  • Une connaissance de la terminologie médicale sera un atout;
  • La connaissance de la suite Microsoft est indispensable ; Word, PowerPoint, Lotus Notes et surtout Excel ;
  • Le candidat doit être à l'aise à l'oral et à l'écrit en français et en anglais
  • Le candidat doit être capable de travailler dans un environnement multiculturel ;
  • Très bon sens de l'analyse.
  • Tous les candidats passeront un test écrit bilingue et un test Excel et Word.
Conditions and benefits
  • Permanent à temps plein (Séjours à Puvirnituq pour un maximum de 26 semaines par année (3 voyages par année)
  • Quart de travail : Jour (35 jours/semaine)
  • Salaire entre 24.21$/h et 32.32$/h
  • Les bonus du Nord lorsque vous êtes dans le Nord ;  
    • Prime CARGO : 115.64$ / semaine; 
    • Prime d'éloignement : entre 203,66$/semaine sans personne à charge et 358,99$/semaine avec personne à charge;
    • Prime de rétention : 114,99$/semaine;
  • Logement meublé fourni;
  • 3 à 4 sorties par an selon situation familiale ;  
  • Transport aérien payé par le centre;
Additional details

Pour postuler, veuillez contacter recrutement.csi@ssss.gouv.qc.ca

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